top of page
Поиск

Памятка! Сколько хранить документы?

Обновлено: 12 нояб. 2020 г.

Срок, в течение которого нужно хранить документы, зависит от их вида. Если уничтожите бумаги раньше, организации и предпринимателю грозят штрафы. Также налоговики могут доначислить налоги, если расходы или вычеты не будут подтверждены документами.


Банк и касса


-Документы на открытие, закрытие, переоформление расчетных счетов

5 лет (Стр. 257 и 258 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Договоры банковского счета

5 лет после окончания срока действия договора (Стр.259 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Кредитные и заемные договоры:

Документы, подтверждающие предоставление средств

5 лет после полного исполнения обязательств и при условии проверки экспертно-проверочной комиссией

10 лет – с условием о залоге имущества (Стр.261 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Кассовый чек

Бланк строгой отчетности

5 лет после отчетного года должны хранить покупатели - организации и ИП

Продавцы хранить чеки (БСО) не должны (ч.1 ст.29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ)


-Книга кассира-операциониста

Документы, подтверждающие расчеты с покупателями

5 лет после отчетного года (Ч.1 ст.29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ)


Бухучет


Бухгалтерская отчетность:

– сводная годовая (консолидированная)

Постоянно (Стр.268 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, ч.1 ст.29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ)

годовая

Постоянно

промежуточная

5 лет (если нет годовых – постоянно)


-Аудиторские заключения

5 лет после отчетного года

По годовой бухгалтерской отчетностипостоянно

(Стр.286 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, ч.1ст.29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ)


-Документы учетной политики

5 лет после замены новыми

(Стр.267 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, ч.1 ст.29Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ)


-Первичные документы и приложения к ним:

· кассовые документы и книги;

· банковские документы;

· платежные поручения;

· корешки банковских чековых книжек

· авансовые отчеты;

· извещения банков;

· акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов;

· квитанции;

· накладные;

· переписка и др.

5 лет при условии проведения проверки; при разногласиях храните до принятия решения по делу

(Стр.277 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, ч.1 ст.29Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ)


-Путевые листы

5 лет Если нет других документов, подтверждающих вредные условия труда:

50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года,

75 лет – если оформлены до 2003 года)

(п.18 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152, стр.553 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Расчетно-платежные ведомости, расчетные листы на зарплату и другие выплаты

6 лет (если нет лицевых счетов:

50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года,

75 лет – если оформлены до 2003 года)

(Стр.295 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Положения об оплате труда и премировании работников по месту утверждения

Постоянно

(Стр.294 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Документы о дебиторской и кредиторской задолженности

5 лет после погашения долга

(Стр.266 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Регистры бухучета

5 лет при условии проведения проверки

(Стр.276 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, ч.1 ст.29

Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ


-Документы о недостачах, растратах, хищениях

10 лет (после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел храните до принятия решения по делу)

(Стр.287 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Акты выполненных работ, оказанных услуг по договорам гражданско-правового характера

50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года,

75 лет – если оформлены до 2003 года

(Стр.301 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Акты о взаимных расчетах и перерасчетах

5 лет со дня взаиморасчетов

(Стр.264 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Акты сверки дебиторской и кредиторской задолженности

5 лет при условии погашения дебиторской или кредиторской задолженности

(Стр. 266 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Доверенности

5 лет после истечения срока действия

(Стр.36 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Инвентаризационные описи, акты и ведомости

5 лет при условии проведения проверки

(Стр.321перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Документы о переоценке, определении амортизации, списании основных средств и нематериальных активов

5 лет после выбытия

(Стр.323 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Акты приема-передачи недвижимости от прежнего к новому правообладателю

5 лет после выбытия

(Стр.325 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Журналы, карточки, базы данных учета:

· основных средств (зданий, сооружений), обязательств;

До ликвидации организации

· материальных ценностей и иного имущества

5 лет

(Стр.329 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы; пояснительные записки к ним

Постоянно

(Стр.278 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов

5 лет после замены новыми

(Стр.280 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Образцы подписей материально ответственных лиц

5 лет после смены материально-ответственного лица

(Стр.281 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Переписка по вопросам оказания платных услуг

5 лет

(Стр.290 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Журналы, базы данных учета:

· ценных бумаг;

· расчетов с организациями;

· кассовых документов;

· депонентов по депозитным суммам;

· доверенностей;

· договоров, контрактов, соглашений;

· расчетов с подотчетными лицами;

· исполнительных листов

5 лет

(Стр.292 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


Налоги


-Счета-фактуры

5 лет

По НК срок хранения счетов-фактур – 4 года (подп.8п.1 ст.23 подп.5 п.3 ст.24 НК), но безопаснее применять максимальный срок

(Стр. 317 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Книги покупок и дополнительные листы к ним

4 года с даты последней записи

(Абз.4 п.24 приложения 4 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137)


-Книги продаж и дополнительные листы к ним

4 года с даты последней записи

(Абз.4 п.22 приложения 5 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137)


-Журнал учета счетов-фактур

4 года с даты последней записи

(П.12 приложения 3 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137)


-Заверенные копии счетов-фактур для комитентов, принципалов, инвесторов

4 года

(П.11 приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137)


-Таможенные декларации (их заверенные копии), платежно-расчетные документы на уплату НДС при импорте

4 года

(П.11 приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137


-Заявления о ввозе товаров и об уплате косвенных налогов (их заверенные копии), платежно-расчетные документы об уплате НДС при импорте с территории ЕАЭС

4 года

(п.11 приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137)


-Заполненные бланки строгой отчетности (их копии) при приобретении услуг по найму жилых помещений и услуг по перевозке работников в период служебной командировки

4 года

(П.11 приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137)


-Документы на передачу имущества, НМА, имущественных прав (их нотариально заверенные копии) с суммами восстановленного НДС по п.3 ст.170НК)

4 года

(П.11 приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137)


-Первичные документы на уменьшение стоимости приобретенных товаров, работ, услуг, имущественных прав в целях восстановления НДС по подп.4 п.3 ст.170 НК

4 года

(П.11 приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137)


-Сводные документы по операциям за календарный месяц (квартал), которые подлежат регистрации в книге продаж. Например, бухгалтерская справка-расчет для восстановления суммы НДС по ст.171(1) НК

4 года

(П.11 приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137)


-Налоговые регистры

5 лет после снятия задолженности

Налоговые регистры по НДФЛ, если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты:

50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года,

75 лет – если оформлены до 2003 года*

(Стр.303, 311 Стр. перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Документы:

· об освобождении от уплаты налогов и сборов;

· предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в них

5 лет

(Стр.304 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Декларации (расчеты) организаций по всем видам налогов

5 лет

Налоговые декларации индивидуальных предпринимателей по 2002 год включительно – 75 лет

(Стр.310 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Сведения о доходах физических лиц

5 лет

Если нет лицевых счетов: – 50 лет, если документы оформлены начиная с 2003 года – 75 лет, если оформлены до 2003 года*

(Стр.312 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемые налоговыми агентами

5 лет

(Стр.313 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Книги учета доходов и расходов по УСН организаций и индивидуальных предпринимателей

5 лет

(Стр.318 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Документы о налоговых льготах для региональных инвестиционных проектов

6 лет (П.3 ст.89.2НК)


Страховые взносы и пособия


-Документы, подтверждающие расчет и уплату страховых взносов

6 лет

(Подп.6 п.3.4 ст.23 НК)


-Листки нетрудоспособности

5 лет

(Стр.618 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Расчеты по взносам на обязательное пенсионное страхование

50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года,

75 лет – если оформлены до 2003 года

(Стр. 308 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Расчеты в ФСС, которые отправлены по ТКС

5 лет с момента приема ФСС

( П.5.2,6.2 и 6.3 Технологии приема расчетов, утв. приказом ФСС от 12.02.2010 № 19)


-Квитанция о получении расчета или о его получении с ошибками

5 лет после завершения процедуры приема расчета в ФСС

( П.5.2,6.2 и 6.3 Технологии приема расчетов, утв. приказом ФСС от 12.02.2010 № 19)


-Сертификаты ключей подписи

В течение всего периода хранения электронных документов в архивном хранилище,

но не менее чем за 5 лет, предшествующих текущему году

( П.5.2,6.2 и 6.3 Технологии приема расчетов, утв. приказом ФСС от 12.02.2010 № 19)


Проверки


-Акты налоговых проверок

5 лет

(Стр.139 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Акты проверок трудовых инспекций

5 лет

(Стр.139 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Акты проверок других контролирующих органов

5 лет

(Стр.139 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


Кадры


-Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении

50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года) при условии проверки экспертно-проверочной комиссией

(Стр.435 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Личные карточки и личные дела работников, в том числе руководителей

50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года) при условии проверки экспертно-проверочной комиссией

(Стр.444,445 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате

50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)* при условии проверки экспертно-проверочной комиссией

(Стр.296 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Приказы, распоряжения по личному составу; – документы о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения зарплаты

50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года) при условии проверки экспертно-проверочной комиссией

(Стр. 434 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 )


– о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью; о служебных проверках; о направлении в командировку работников

5 лет

(Стр. 434 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 )


-Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда - 50/75 лет

(Стр. 434 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 )


– о дисциплинарных взысканиях

3 года

(Стр. 434 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 )


– о привлечении работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни

5 лет

(Стр. 434 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 )

письмо Росархива от 21.09.2020 №Р/Т-1279


-Табели, графики, журналы учета рабочего времени

5 лет

При вредных и опасных условиях труда – 50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)

(Стр. 402 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 )


-Правила трудового распорядка

1 год после замены их новыми

(Стр.381 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Графики отпусков

3 года

(Стр.453 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Штатные расписания и изменения к ним

(Стр.40 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)

– по месту разработки или утверждения-

Постоянно

– в других организациях-

3 года после замены новыми


-Подлинные личные документы сотрудников: трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения и др.

До востребования

Невостребованные –

50 лет;

75 лет – если оформлены до 2003 года

(Стр.449 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Отчеты работников о командировках

5 лет при условии проверки экспертно-проверочной комиссией

(Стр.452 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Документы о несчастных случаях на производстве:

– по месту составления

45 лет

Постоянно – при крупном материальном ущербе или человеческих жертвах

(ч.6 ст.230,ч.2 ст.230.1 ТК, стр.425 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)

– в других организациях

5 лет


-Согласие на обработку персональных данных

3 года после истечения срока действия согласия или его отзыва, если иное не предусмотрено федеральным законом или договором

(Стр.441 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


Учредители


-Протоколы, постановления, решения:

– общих собраний акционеров и пайщиков

Постоянно

(Стр.18 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


– совещаний у руководителя организации

Постоянно

(Стр.18 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)

-по оперативным вопросам

5 лет

(Стр.18 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


– собраний структурных подразделений

5 лет

(Стр.18 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Реестры владельцев ценных бумаг

Постоянно

(Стр.119 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Выписки из реестров владельцев ценных бумаг

5 лет

(Стр.119 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Переписка о начислении дивидендов

5 лет

(Стр.123 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Ведомости на выдачу дивидендов

50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года,

75 лет – если оформлены до 2003 года)

(Стр.122 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)



Договоры с контрагентами


-Документы и переписка при заключении договора

5 лет

(Стр.12 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Договоры, соглашения, контракты и документы к ним (кроме отдельно указанных в перечне)

5 лет после окончания срока действия договора и прекращения обязательств по нему. Только при условии проверки экспертно-проверочной комиссией

(Стр.11перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Договоры (контракты) аренды (субаренды), безвозмездного пользования имуществом и документы к ним:

После истечения срока действия договора и прекращения обязательств по нему

(Стр.94 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


– по недвижимому имуществу

10 лет

15 лет – по государственному или муниципальному имуществу при условии проверки экспертно-проверочной комиссией

Постоянно - по объектам культурного наследия или природоохранным зонам

(Стр.94 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


– по движимому имуществу

5 лет

Постоянно – по объектам культурного наследия

(Стр.94 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Договоры:

– транспортной экспедиции и (или) аренды транспортных средств;

– на оказание охранных услуг;

– на оказание аудиторских услуг;

– энергоснабжения или оказания коммунальных услуг организации

5 лет после истечения срока действия договора и прекращения обязательств по нему

(Стр.550,580,285,540,541 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Договоры лизинга имущества организации

5 лет по истечении срока действия договора или выкупа имущества; при разногласиях храните до принятия решения по делу

(Стр.96перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Договоры купли-продажи земельных участков, зданий, строений, сооружений, помещений, имущественного комплекса и документы к ним

До ликвидации организации

(Стр.87,88 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Договоры залога и документы к ним

10 лет по истечении срока действия договора или выкупа имущества;

при разногласиях храните до принятия решения по делу

(Стр.98 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Договоры дарения (пожертвования) недвижимого и движимого имущества

До ликвидации организации

(Стр.90 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Договоры и документы по добровольному подтверждению соответствия

5 лет после истечения срока действия декларации

(Стр.65 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Договоры доверительного управления имуществом, в том числе ценными бумагами

10 лет после истечения срока действия договора и прекращения обязательств по нему

(Стр.91 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Договоры мены: – недвижимого имущества

До ликвидации организации

(Стр.99 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


– движимого имущества

5 лет после истечения срока действия договора и прекращения обязательств по нему

(Стр.99 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Договоры поручения: – по недвижимому имуществу

15 лет;

при разногласиях храните до принятия решения по делу

(Стр.101 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


– по движимому имуществу

10 лет;

при разногласиях храните до принятия решения по делу

(Стр.101 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Договоры купли-продажи ценных бумаг, долей, паев

До ликвидации организации

(Стр.108 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Гражданско-правовые договоры о выполнении работ или оказании услуг физическими лицами

50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года,

75 лет – если оформлены до 2003 года)

(Стр.301 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Договоры о передаче документов на постоянное хранение

Постоянно

(Стр.170 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


Сроки хранения кадровых документов, которые установлены приказом Росархива от 20.12.2019 №236 , должны быть приведены в соответствие со статьей 22.1 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ. То есть если документы были закончены делопроизводством до 2003 года, то они должны храниться 75 лет со дня окончания делопроизводства. Если начиная с 2003 года – 50 лет. После окончания этих сроков проведите экспертизу их ценности.



Недавние посты

Смотреть все

Оставьте поле пустым. Если программа, через которую сдаете бухотчетность, этого не позволяет, укажите данные об аудиторской компании, которая проводила аудит в прошлом году. В бухгалтерском балансе за

bottom of page