top of page
Поиск

Памятка! Сколько хранить документы?

Обновлено: 12 нояб. 2020 г.

Срок, в течение которого нужно хранить документы, зависит от их вида. Если уничтожите бумаги раньше, организации и предпринимателю грозят штрафы. Также налоговики могут доначислить налоги, если расходы или вычеты не будут подтверждены документами.


Банк и касса


-Документы на открытие, закрытие, переоформление расчетных счетов

5 лет (Стр. 257 и 258 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Договоры банковского счета

5 лет после окончания срока действия договора (Стр.259 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Кредитные и заемные договоры:

Документы, подтверждающие предоставление средств

5 лет после полного исполнения обязательств и при условии проверки экспертно-проверочной комиссией

10 лет – с условием о залоге имущества (Стр.261 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Кассовый чек

Бланк строгой отчетности

5 лет после отчетного года должны хранить покупатели - организации и ИП

Продавцы хранить чеки (БСО) не должны (ч.1 ст.29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ)


-Книга кассира-операциониста

Документы, подтверждающие расчеты с покупателями

5 лет после отчетного года (Ч.1 ст.29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ)


Бухучет


Бухгалтерская отчетность:

– сводная годовая (консолидированная)

Постоянно (Стр.268 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, ч.1 ст.29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ)

годовая

Постоянно

промежуточная

5 лет (если нет годовых – постоянно)


-Аудиторские заключения

5 лет после отчетного года

По годовой бухгалтерской отчетностипостоянно

(Стр.286 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, ч.1ст.29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ)


-Документы учетной политики

5 лет после замены новыми

(Стр.267 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, ч.1 ст.29Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ)


-Первичные документы и приложения к ним:

· кассовые документы и книги;

· банковские документы;

· платежные поручения;

· корешки банковских чековых книжек

· авансовые отчеты;

· извещения банков;

· акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов;

· квитанции;

· накладные;

· переписка и др.

5 лет при условии проведения проверки; при разногласиях храните до принятия решения по делу

(Стр.277 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, ч.1 ст.29Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ)


-Путевые листы

5 лет Если нет других документов, подтверждающих вредные условия труда:

50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года,

75 лет – если оформлены до 2003 года)

(п.18 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152, стр.553 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Расчетно-платежные ведомости, расчетные листы на зарплату и другие выплаты

6 лет (если нет лицевых счетов:

50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года,

75 лет – если оформлены до 2003 года)

(Стр.295 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Положения об оплате труда и премировании работников по месту утверждения

Постоянно

(Стр.294 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Документы о дебиторской и кредиторской задолженности

5 лет после погашения долга

(Стр.266 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Регистры бухучета

5 лет при условии проведения проверки

(Стр.276 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, ч.1 ст.29

Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ


-Документы о недостачах, растратах, хищениях

10 лет (после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел храните до принятия решения по делу)

(Стр.287 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Акты выполненных работ, оказанных услуг по договорам гражданско-правового характера

50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года,

75 лет – если оформлены до 2003 года

(Стр.301 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Акты о взаимных расчетах и перерасчетах

5 лет со дня взаиморасчетов

(Стр.264 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Акты сверки дебиторской и кредиторской задолженности

5 лет при условии погашения дебиторской или кредиторской задолженности

(Стр. 266 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Доверенности

5 лет после истечения срока действия

(Стр.36 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Инвентаризационные описи, акты и ведомости

5 лет при условии проведения проверки

(Стр.321перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Документы о переоценке, определении амортизации, списании основных средств и нематериальных активов

5 лет после выбытия

(Стр.323 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Акты приема-передачи недвижимости от прежнего к новому правообладателю

5 лет после выбытия

(Стр.325 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Журналы, карточки, базы данных учета:

· основных средств (зданий, сооружений), обязательств;

До ликвидации организации

· материальных ценностей и иного имущества

5 лет

(Стр.329 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы; пояснительные записки к ним

Постоянно

(Стр.278 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов

5 лет после замены новыми

(Стр.280 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Образцы подписей материально ответственных лиц

5 лет после смены материально-ответственного лица

(Стр.281 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Переписка по вопросам оказания платных услуг

5 лет

(Стр.290 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Журналы, базы данных учета:

· ценных бумаг;

· расчетов с организациями;

· кассовых документов;

· депонентов по депозитным суммам;

· доверенностей;

· договоров, контрактов, соглашений;

· расчетов с подотчетными лицами;

· исполнительных листов

5 лет

(Стр.292 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


Налоги


-Счета-фактуры

5 лет

По НК срок хранения счетов-фактур – 4 года (подп.8п.1 ст.23 подп.5 п.3 ст.24 НК), но безопаснее применять максимальный срок

(Стр. 317 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Книги покупок и дополнительные листы к ним

4 года с даты последней записи

(Абз.4 п.24 приложения 4 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137)


-Книги продаж и дополнительные листы к ним

4 года с даты последней записи

(Абз.4 п.22 приложения 5 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137)


-Журнал учета счетов-фактур

4 года с даты последней записи

(П.12 приложения 3 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137)


-Заверенные копии счетов-фактур для комитентов, принципалов, инвесторов

4 года

(П.11 приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137)


-Таможенные декларации (их заверенные копии), платежно-расчетные документы на уплату НДС при импорте

4 года

(П.11 приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137


-Заявления о ввозе товаров и об уплате косвенных налогов (их заверенные копии), платежно-расчетные документы об уплате НДС при импорте с территории ЕАЭС

4 года

(п.11 приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137)


-Заполненные бланки строгой отчетности (их копии) при приобретении услуг по найму жилых помещений и услуг по перевозке работников в период служебной командировки

4 года

(П.11 приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137)


-Документы на передачу имущества, НМА, имущественных прав (их нотариально заверенные копии) с суммами восстановленного НДС по п.3 ст.170НК)

4 года

(П.11 приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137)


-Первичные документы на уменьшение стоимости приобретенных товаров, работ, услуг, имущественных прав в целях восстановления НДС по подп.4 п.3 ст.170 НК

4 года

(П.11 приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137)


-Сводные документы по операциям за календарный месяц (квартал), которые подлежат регистрации в книге продаж. Например, бухгалтерская справка-расчет для восстановления суммы НДС по ст.171(1) НК

4 года

(П.11 приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137)


-Налоговые регистры

5 лет после снятия задолженности

Налоговые регистры по НДФЛ, если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты:

50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года,

75 лет – если оформлены до 2003 года*

(Стр.303, 311 Стр. перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Документы:

· об освобождении от уплаты налогов и сборов;

· предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в них

5 лет

(Стр.304 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Декларации (расчеты) организаций по всем видам налогов

5 лет

Налоговые декларации индивидуальных предпринимателей по 2002 год включительно – 75 лет

(Стр.310 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Сведения о доходах физических лиц

5 лет

Если нет лицевых счетов: 50 лет, если документы оформлены начиная с 2003 года 75 лет, если оформлены до 2003 года*

(Стр.312 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемые налоговыми агентами

5 лет

(Стр.313 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Книги учета доходов и расходов по УСН организаций и индивидуальных предпринимателей

5 лет

(Стр.318 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Документы о налоговых льготах для региональных инвестиционных проектов

6 лет (П.3 ст.89.2НК)


Страховые взносы и пособия


-Документы, подтверждающие расчет и уплату страховых взносов

6 лет

(Подп.6 п.3.4 ст.23 НК)


-Листки нетрудоспособности

5 лет

(Стр.618 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Расчеты по взносам на обязательное пенсионное страхование

50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года,

75 лет – если оформлены до 2003 года

(Стр. 308 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Расчеты в ФСС, которые отправлены по ТКС

5 лет с момента приема ФСС

( П.5.2,6.2 и 6.3 Технологии приема расчетов, утв. приказом ФСС от 12.02.2010 № 19)


-Квитанция о получении расчета или о его получении с ошибками

5 лет после завершения процедуры приема расчета в ФСС

( П.5.2,6.2 и 6.3 Технологии приема расчетов, утв. приказом ФСС от 12.02.2010 № 19)


-Сертификаты ключей подписи

В течение всего периода хранения электронных документов в архивном хранилище,

но не менее чем за 5 лет, предшествующих текущему году

( П.5.2,6.2 и 6.3 Технологии приема расчетов, утв. приказом ФСС от 12.02.2010 № 19)


Проверки


-Акты налоговых проверок

5 лет

(Стр.139 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Акты проверок трудовых инспекций

5 лет

(Стр.139 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Акты проверок других контролирующих органов

5 лет

(Стр.139 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


Кадры


-Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении

50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года) при условии проверки экспертно-проверочной комиссией

(Стр.435 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Личные карточки и личные дела работников, в том числе руководителей

50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года) при условии проверки экспертно-проверочной комиссией

(Стр.444,445 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате

50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)* при условии проверки экспертно-проверочной комиссией

(Стр.296 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Приказы, распоряжения по личному составу; – документы о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения зарплаты

50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года) при условии проверки экспертно-проверочной комиссией

(Стр. 434 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 )


– о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью; о служебных проверках; о направлении в командировку работников

5 лет

(Стр. 434 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 )


-Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда - 50/75 лет

(Стр. 434 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 )


– о дисциплинарных взысканиях

3 года

(Стр. 434 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 )


– о привлечении работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни

5 лет

(Стр. 434 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 )

письмо Росархива от 21.09.2020 №Р/Т-1279


-Табели, графики, журналы учета рабочего времени

5 лет

При вредных и опасных условиях труда – 50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)

(Стр. 402 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 )


-Правила трудового распорядка

1 год после замены их новыми

(Стр.381 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Графики отпусков

3 года

(Стр.453 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Штатные расписания и изменения к ним

(Стр.40 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)

– по месту разработки или утверждения-

Постоянно

– в других организациях-

3 года после замены новыми


-Подлинные личные документы сотрудников: трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения и др.

До востребования

Невостребованные –

50 лет;

75 лет – если оформлены до 2003 года

(Стр.449 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Отчеты работников о командировках

5 лет при условии проверки экспертно-проверочной комиссией

(Стр.452 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Документы о несчастных случаях на производстве:

– по месту составления

45 лет

Постоянно – при крупном материальном ущербе или человеческих жертвах

(ч.6 ст.230,ч.2 ст.230.1 ТК, стр.425 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)

– в других организациях

5 лет


-Согласие на обработку персональных данных

3 года после истечения срока действия согласия или его отзыва, если иное не предусмотрено федеральным законом или договором

(Стр.441 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


Учредители


-Протоколы, постановления, решения:

– общих собраний акционеров и пайщиков

Постоянно

(Стр.18 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


– совещаний у руководителя организации

Постоянно

(Стр.18 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)

-по оперативным вопросам

5 лет

(Стр.18 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


– собраний структурных подразделений

5 лет

(Стр.18 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Реестры владельцев ценных бумаг

Постоянно

(Стр.119 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Выписки из реестров владельцев ценных бумаг

5 лет

(Стр.119 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Переписка о начислении дивидендов

5 лет

(Стр.123 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Ведомости на выдачу дивидендов

50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года,

75 лет – если оформлены до 2003 года)

(Стр.122 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)



Договоры с контрагентами


-Документы и переписка при заключении договора

5 лет

(Стр.12 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Договоры, соглашения, контракты и документы к ним (кроме отдельно указанных в перечне)

5 лет после окончания срока действия договора и прекращения обязательств по нему. Только при условии проверки экспертно-проверочной комиссией

(Стр.11перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Договоры (контракты) аренды (субаренды), безвозмездного пользования имуществом и документы к ним:

После истечения срока действия договора и прекращения обязательств по нему

(Стр.94 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


– по недвижимому имуществу

10 лет

15 лет – по государственному или муниципальному имуществу при условии проверки экспертно-проверочной комиссией

Постоянно - по объектам культурного наследия или природоохранным зонам

(Стр.94 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


– по движимому имуществу

5 лет

Постоянно – по объектам культурного наследия

(Стр.94 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Договоры:

– транспортной экспедиции и (или) аренды транспортных средств;

– на оказание охранных услуг;

– на оказание аудиторских услуг;

– энергоснабжения или оказания коммунальных услуг организации

5 лет после истечения срока действия договора и прекращения обязательств по нему

(Стр.550,580,285,540,541 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Договоры лизинга имущества организации

5 лет по истечении срока действия договора или выкупа имущества; при разногласиях храните до принятия решения по делу

(Стр.96перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Договоры купли-продажи земельных участков, зданий, строений, сооружений, помещений, имущественного комплекса и документы к ним

До ликвидации организации

(Стр.87,88 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Договоры залога и документы к ним

10 лет по истечении срока действия договора или выкупа имущества;

при разногласиях храните до принятия решения по делу

(Стр.98 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Договоры дарения (пожертвования) недвижимого и движимого имущества

До ликвидации организации

(Стр.90 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Договоры и документы по добровольному подтверждению соответствия

5 лет после истечения срока действия декларации

(Стр.65 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Договоры доверительного управления имуществом, в том числе ценными бумагами

10 лет после истечения срока действия договора и прекращения обязательств по нему

(Стр.91 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Договоры мены: – недвижимого имущества

До ликвидации организации

(Стр.99 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


– движимого имущества

5 лет после истечения срока действия договора и прекращения обязательств по нему

(Стр.99 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Договоры поручения: – по недвижимому имуществу

15 лет;

при разногласиях храните до принятия решения по делу

(Стр.101 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


– по движимому имуществу

10 лет;

при разногласиях храните до принятия решения по делу

(Стр.101 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Договоры купли-продажи ценных бумаг, долей, паев

До ликвидации организации

(Стр.108 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Гражданско-правовые договоры о выполнении работ или оказании услуг физическими лицами

50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года,

75 лет – если оформлены до 2003 года)

(Стр.301 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


-Договоры о передаче документов на постоянное хранение

Постоянно

(Стр.170 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)


Сроки хранения кадровых документов, которые установлены приказом Росархива от 20.12.2019 №236 , должны быть приведены в соответствие со статьей 22.1 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ. То есть если документы были закончены делопроизводством до 2003 года, то они должны храниться 75 лет со дня окончания делопроизводства. Если начиная с 2003 года – 50 лет. После окончания этих сроков проведите экспертизу их ценности.



Недавние посты

Смотреть все

Если на дату сдачи бухотчетности договор с аудитором не заключен?! Что указывать в балансе?

Оставьте поле пустым. Если программа, через которую сдаете бухотчетность, этого не позволяет, укажите данные об аудиторской компании, которая проводила аудит в прошлом году. В бухгалтерском балансе за

bottom of page