Срок, в течение которого нужно хранить документы, зависит от их вида. Если уничтожите бумаги раньше, организации и предпринимателю грозят штрафы. Также налоговики могут доначислить налоги, если расходы или вычеты не будут подтверждены документами.
Банк и касса
-Документы на открытие, закрытие, переоформление расчетных счетов
5 лет (Стр. 257 и 258 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
-Договоры банковского счета
5 лет после окончания срока действия договора (Стр.259 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
-Кредитные и заемные договоры:
Документы, подтверждающие предоставление средств
5 лет после полного исполнения обязательств и при условии проверки экспертно-проверочной комиссией
10 лет – с условием о залоге имущества (Стр.261 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
-Кассовый чек
Бланк строгой отчетности
5 лет после отчетного года должны хранить покупатели - организации и ИП
Продавцы хранить чеки (БСО) не должны (ч.1 ст.29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ)
-Книга кассира-операциониста
Документы, подтверждающие расчеты с покупателями
5 лет после отчетного года (Ч.1 ст.29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ)
Бухучет
Бухгалтерская отчетность:
– сводная годовая (консолидированная)
Постоянно (Стр.268 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, ч.1 ст.29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ)
– годовая
Постоянно
– промежуточная
5 лет (если нет годовых – постоянно)
-Аудиторские заключения
5 лет после отчетного года
По годовой бухгалтерской отчетности – постоянно
(Стр.286 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, ч.1ст.29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ)
-Документы учетной политики
5 лет после замены новыми
(Стр.267 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, ч.1 ст.29Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ)
-Первичные документы и приложения к ним:
· кассовые документы и книги;
· банковские документы;
· платежные поручения;
· корешки банковских чековых книжек
· авансовые отчеты;
· извещения банков;
· акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов;
· квитанции;
· накладные;
· переписка и др.
5 лет при условии проведения проверки; при разногласиях храните до принятия решения по делу
(Стр.277 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, ч.1 ст.29Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ)
-Путевые листы
5 лет Если нет других документов, подтверждающих вредные условия труда:
50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года,
75 лет – если оформлены до 2003 года)
(п.18 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152, стр.553 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
-Расчетно-платежные ведомости, расчетные листы на зарплату и другие выплаты
6 лет (если нет лицевых счетов:
50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года,
75 лет – если оформлены до 2003 года)
(Стр.295 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
-Положения об оплате труда и премировании работников по месту утверждения
Постоянно
(Стр.294 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
-Документы о дебиторской и кредиторской задолженности
5 лет после погашения долга
(Стр.266 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
-Регистры бухучета
5 лет при условии проведения проверки
(Стр.276 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, ч.1 ст.29
Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ
-Документы о недостачах, растратах, хищениях
10 лет (после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел храните до принятия решения по делу)
(Стр.287 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
-Акты выполненных работ, оказанных услуг по договорам гражданско-правового характера
50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года,
75 лет – если оформлены до 2003 года
(Стр.301 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
-Акты о взаимных расчетах и перерасчетах
5 лет со дня взаиморасчетов
(Стр.264 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
-Акты сверки дебиторской и кредиторской задолженности
5 лет при условии погашения дебиторской или кредиторской задолженности
(Стр. 266 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
-Доверенности
5 лет после истечения срока действия
(Стр.36 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
-Инвентаризационные описи, акты и ведомости
5 лет при условии проведения проверки
(Стр.321перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
-Документы о переоценке, определении амортизации, списании основных средств и нематериальных активов
5 лет после выбытия
(Стр.323 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
-Акты приема-передачи недвижимости от прежнего к новому правообладателю
5 лет после выбытия
(Стр.325 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
-Журналы, карточки, базы данных учета:
· основных средств (зданий, сооружений), обязательств;
До ликвидации организации
· материальных ценностей и иного имущества
5 лет
(Стр.329 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
-Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы; пояснительные записки к ним
Постоянно
(Стр.278 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
-Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов
5 лет после замены новыми
(Стр.280 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
-Образцы подписей материально ответственных лиц
5 лет после смены материально-ответственного лица
(Стр.281 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
-Переписка по вопросам оказания платных услуг
5 лет
(Стр.290 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
-Журналы, базы данных учета:
· ценных бумаг;
· расчетов с организациями;
· кассовых документов;
· депонентов по депозитным суммам;
· доверенностей;
· договоров, контрактов, соглашений;
· расчетов с подотчетными лицами;
· исполнительных листов
5 лет
(Стр.292 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
Налоги
-Счета-фактуры
5 лет
По НК срок хранения счетов-фактур – 4 года (подп.8п.1 ст.23 подп.5 п.3 ст.24 НК), но безопаснее применять максимальный срок
(Стр. 317 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
-Книги покупок и дополнительные листы к ним
4 года с даты последней записи
(Абз.4 п.24 приложения 4 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137)
-Книги продаж и дополнительные листы к ним
4 года с даты последней записи
(Абз.4 п.22 приложения 5 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137)
-Журнал учета счетов-фактур
4 года с даты последней записи
(П.12 приложения 3 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137)
-Заверенные копии счетов-фактур для комитентов, принципалов, инвесторов
4 года
(П.11 приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137)
-Таможенные декларации (их заверенные копии), платежно-расчетные документы на уплату НДС при импорте
4 года
(П.11 приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137
-Заявления о ввозе товаров и об уплате косвенных налогов (их заверенные копии), платежно-расчетные документы об уплате НДС при импорте с территории ЕАЭС
4 года
(п.11 приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137)
-Заполненные бланки строгой отчетности (их копии) при приобретении услуг по найму жилых помещений и услуг по перевозке работников в период служебной командировки
4 года
(П.11 приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137)
-Документы на передачу имущества, НМА, имущественных прав (их нотариально заверенные копии) с суммами восстановленного НДС по п.3 ст.170НК)
4 года
(П.11 приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137)
-Первичные документы на уменьшение стоимости приобретенных товаров, работ, услуг, имущественных прав в целях восстановления НДС по подп.4 п.3 ст.170 НК
4 года
(П.11 приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137)
-Сводные документы по операциям за календарный месяц (квартал), которые подлежат регистрации в книге продаж. Например, бухгалтерская справка-расчет для восстановления суммы НДС по ст.171(1) НК
4 года
(П.11 приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137)
-Налоговые регистры
5 лет после снятия задолженности
Налоговые регистры по НДФЛ, если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты:
50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года,
75 лет – если оформлены до 2003 года*
(Стр.303, 311 Стр. перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
-Документы:
· об освобождении от уплаты налогов и сборов;
· предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в них
5 лет
(Стр.304 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
-Декларации (расчеты) организаций по всем видам налогов
5 лет
Налоговые декларации индивидуальных предпринимателей по 2002 год включительно – 75 лет
(Стр.310 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
-Сведения о доходах физических лиц
5 лет
Если нет лицевых счетов: – 50 лет, если документы оформлены начиная с 2003 года – 75 лет, если оформлены до 2003 года*
(Стр.312 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
-Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемые налоговыми агентами
5 лет
(Стр.313 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
-Книги учета доходов и расходов по УСН организаций и индивидуальных предпринимателей
5 лет
(Стр.318 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
-Документы о налоговых льготах для региональных инвестиционных проектов
6 лет (П.3 ст.89.2НК)
Страховые взносы и пособия
-Документы, подтверждающие расчет и уплату страховых взносов
6 лет
(Подп.6 п.3.4 ст.23 НК)
-Листки нетрудоспособности
5 лет
(Стр.618 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
-Расчеты по взносам на обязательное пенсионное страхование
50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года,
75 лет – если оформлены до 2003 года
(Стр. 308 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
-Расчеты в ФСС, которые отправлены по ТКС
5 лет с момента приема ФСС
( П.5.2,6.2 и 6.3 Технологии приема расчетов, утв. приказом ФСС от 12.02.2010 № 19)
-Квитанция о получении расчета или о его получении с ошибками
5 лет после завершения процедуры приема расчета в ФСС
( П.5.2,6.2 и 6.3 Технологии приема расчетов, утв. приказом ФСС от 12.02.2010 № 19)
-Сертификаты ключей подписи
В течение всего периода хранения электронных документов в архивном хранилище,
но не менее чем за 5 лет, предшествующих текущему году
( П.5.2,6.2 и 6.3 Технологии приема расчетов, утв. приказом ФСС от 12.02.2010 № 19)
Проверки
-Акты налоговых проверок
5 лет
(Стр.139 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
-Акты проверок трудовых инспекций
5 лет
(Стр.139 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
-Акты проверок других контролирующих органов
5 лет
(Стр.139 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
Кадры
-Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении
50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года) при условии проверки экспертно-проверочной комиссией
(Стр.435 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
-Личные карточки и личные дела работников, в том числе руководителей
50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года) при условии проверки экспертно-проверочной комиссией
(Стр.444,445 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
-Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате
50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)* при условии проверки экспертно-проверочной комиссией
(Стр.296 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
-Приказы, распоряжения по личному составу; – документы о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения зарплаты
50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года) при условии проверки экспертно-проверочной комиссией
(Стр. 434 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 )
– о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью; о служебных проверках; о направлении в командировку работников
5 лет
(Стр. 434 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 )
-Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда - 50/75 лет
(Стр. 434 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 )
– о дисциплинарных взысканиях
3 года
(Стр. 434 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 )
– о привлечении работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни
5 лет
(Стр. 434 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 )
письмо Росархива от 21.09.2020 №Р/Т-1279
-Табели, графики, журналы учета рабочего времени
5 лет
При вредных и опасных условиях труда – 50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)
(Стр. 402 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 )
-Правила трудового распорядка
1 год после замены их новыми
(Стр.381 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
-Графики отпусков
3 года
(Стр.453 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
-Штатные расписания и изменения к ним
(Стр.40 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
– по месту разработки или утверждения-
Постоянно
– в других организациях-
3 года после замены новыми
-Подлинные личные документы сотрудников: трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения и др.
До востребования
Невостребованные –
50 лет;
75 лет – если оформлены до 2003 года
(Стр.449 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
-Отчеты работников о командировках
5 лет при условии проверки экспертно-проверочной комиссией
(Стр.452 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
-Документы о несчастных случаях на производстве:
– по месту составления
45 лет
Постоянно – при крупном материальном ущербе или человеческих жертвах
(ч.6 ст.230,ч.2 ст.230.1 ТК, стр.425 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
– в других организациях
5 лет
-Согласие на обработку персональных данных
3 года после истечения срока действия согласия или его отзыва, если иное не предусмотрено федеральным законом или договором
(Стр.441 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
Учредители
-Протоколы, постановления, решения:
– общих собраний акционеров и пайщиков
Постоянно
(Стр.18 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
– совещаний у руководителя организации
Постоянно
(Стр.18 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
-по оперативным вопросам
5 лет
(Стр.18 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
– собраний структурных подразделений
5 лет
(Стр.18 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
-Реестры владельцев ценных бумаг
Постоянно
(Стр.119 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
-Выписки из реестров владельцев ценных бумаг
5 лет
(Стр.119 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
-Переписка о начислении дивидендов
5 лет
(Стр.123 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
-Ведомости на выдачу дивидендов
50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года,
75 лет – если оформлены до 2003 года)
(Стр.122 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
Договоры с контрагентами
-Документы и переписка при заключении договора
5 лет
(Стр.12 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
-Договоры, соглашения, контракты и документы к ним (кроме отдельно указанных в перечне)
5 лет после окончания срока действия договора и прекращения обязательств по нему. Только при условии проверки экспертно-проверочной комиссией
(Стр.11перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
-Договоры (контракты) аренды (субаренды), безвозмездного пользования имуществом и документы к ним:
После истечения срока действия договора и прекращения обязательств по нему
(Стр.94 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
– по недвижимому имуществу
10 лет
15 лет – по государственному или муниципальному имуществу при условии проверки экспертно-проверочной комиссией
Постоянно - по объектам культурного наследия или природоохранным зонам
(Стр.94 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
– по движимому имуществу
5 лет
Постоянно – по объектам культурного наследия
(Стр.94 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
-Договоры:
– транспортной экспедиции и (или) аренды транспортных средств;
– на оказание охранных услуг;
– на оказание аудиторских услуг;
– энергоснабжения или оказания коммунальных услуг организации
5 лет после истечения срока действия договора и прекращения обязательств по нему
(Стр.550,580,285,540,541 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
-Договоры лизинга имущества организации
5 лет по истечении срока действия договора или выкупа имущества; при разногласиях храните до принятия решения по делу
(Стр.96перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
-Договоры купли-продажи земельных участков, зданий, строений, сооружений, помещений, имущественного комплекса и документы к ним
До ликвидации организации
(Стр.87,88 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
-Договоры залога и документы к ним
10 лет по истечении срока действия договора или выкупа имущества;
при разногласиях храните до принятия решения по делу
(Стр.98 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
-Договоры дарения (пожертвования) недвижимого и движимого имущества
До ликвидации организации
(Стр.90 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
-Договоры и документы по добровольному подтверждению соответствия
5 лет после истечения срока действия декларации
(Стр.65 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
-Договоры доверительного управления имуществом, в том числе ценными бумагами
10 лет после истечения срока действия договора и прекращения обязательств по нему
(Стр.91 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
-Договоры мены: – недвижимого имущества
До ликвидации организации
(Стр.99 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
– движимого имущества
5 лет после истечения срока действия договора и прекращения обязательств по нему
(Стр.99 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
-Договоры поручения: – по недвижимому имуществу
15 лет;
при разногласиях храните до принятия решения по делу
(Стр.101 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
– по движимому имуществу
10 лет;
при разногласиях храните до принятия решения по делу
(Стр.101 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
-Договоры купли-продажи ценных бумаг, долей, паев
До ликвидации организации
(Стр.108 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
-Гражданско-правовые договоры о выполнении работ или оказании услуг физическими лицами
50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года,
75 лет – если оформлены до 2003 года)
(Стр.301 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
-Договоры о передаче документов на постоянное хранение
Постоянно
(Стр.170 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
Сроки хранения кадровых документов, которые установлены приказом Росархива от 20.12.2019 №236 , должны быть приведены в соответствие со статьей 22.1 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ. То есть если документы были закончены делопроизводством до 2003 года, то они должны храниться 75 лет со дня окончания делопроизводства. Если начиная с 2003 года – 50 лет. После окончания этих сроков проведите экспертизу их ценности.